Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Kwalifikowana Księgowość Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Gdańska 89/1, 85-022 Bydgoszcz, KRS 0001208850, NIP 967-14-93-448, REGON 543393476, e-mail biuro@kwalifikowanaksiegowosc.pl, tel. +48 505 153 894.

2. Zakres i cele przetwarzania

Dane z formularza wyceny (imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, NIP, parametry spółki: forma opodatkowania, wolumen faktur, liczba osób, handel zagraniczny) oraz dane spółki pobrane z publicznych rejestrów przetwarzamy w celu:

• odpowiedzi na zapytanie i przygotowania oferty abonamentu,
• kontaktu w sprawie współpracy księgowej,
• realizacji umowy o prowadzenie ksiąg — gdy do niej dojdzie.

Po wstępnej wycenie możemy przesłać link do formularza doprecyzowania zakresu (sposób prowadzenia ksiąg, liczba rachunków, magazyn, e-commerce, leasingi, podmioty powiązane i ewentualne uwagi). Link jest powiązany z wcześniejszym zapytaniem — nie wymagamy ponownego podania imienia, NIP-u ani adresu e-mail. Odpowiedź z tego formularza służy wyłącznie potwierdzeniu ostatecznej stawki abonamentu.

Po wysłaniu formularza serwer odpytuje: publiczny wykaz podatników VAT — białą listę (Ministerstwo Finansów, wl-api), Otwarte API Krajowego Rejestru Sądowego (Ministerstwo Sprawiedliwości, odpis aktualny) oraz system VIES Komisji Europejskiej (VAT UE). Z tych źródeł pobieramy nazwę, KRS, REGON, formę prawną, adres, kapitał, PKD, sposób reprezentacji, status VAT, datę rejestracji VAT, potwierdzenie VAT UE, numery rachunków ujawnione na białej liście wraz z identyfikatorem zapytania oraz — w zakresie udostępnionym przez API KRS — skład zarządu i wspólników (dane osób fizycznych są maskowane przez ministerstwo). Na tej podstawie sporządzamy trzy wewnętrzne pliki PDF (odpis aktualny KRS, czynny VAT / biała lista, VAT UE / VIES) i dołączamy je do wiadomości e-mail z zapytaniem, wysyłanej na skrzynkę biura. Pliki nie są urzędowym wydrukiem eKRS i nie przekazujemy ich do Google Ads.

Na stronie, w formularzu, po wpisaniu NIP-u wyświetlamy osobie składającej zapytanie wyłącznie nazwę spółki — po to, by mogła potwierdzić, że NIP dotyczy właściwego podmiotu. Pełne dane z KRS, białej listy VAT (w tym numery rachunków i identyfikator zapytania) oraz wynik weryfikacji VIES nie są pokazywane na stronie; trafiają wyłącznie do biura w treści e-maila i w trzech załącznikach PDF.

3. Podstawy prawne

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda zaznaczona w formularzu) — na etapie zapytania. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy zawieramy umowę. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — weryfikacja kontrahenta w publicznych rejestrach (biała lista VAT, KRS, VIES) oraz sporządzenie zestawienia przed ofertą; prawnie uzasadniony interes to ocena podmiotu, należyta staranność przy rachunkach (art. 117ba Ordynacji podatkowej) i przygotowanie wyceny. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki rachunkowe i podatkowe po nawiązaniu współpracy.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

• Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) — poczta Google Workspace (treść zapytania oraz załączniki PDF: odpis aktualny KRS, czynny VAT / biała lista, VAT UE / VIES trafiają na skrzynkę biura) oraz, po zgodzie w banerze cookies, tag Google Ads (pomiar konwersji, remarketing, modelowanie). Po wysłaniu formularza wyceny i wyłącznie przy zgodzie na cookies reklamowe przekazujemy do Google zahaszowany algorytmem SHA-256 adres e-mail z zapytania (Enhanced Conversions) — wyłącznie pomiar, czy reklama doprowadziła do zapytania. Nie przekazujemy NIP, telefonu, rachunków, treści zapytania ani pliku PDF. Hash nie jest jawnym adresem e-mail; Google może powiązać go z kontem Google osoby, która kliknęła reklamę.
• licencjonowanym doradcom podatkowym i radcom prawnym współpracującym z biurem — w zakresie niezbędnym do sprawy.

Nie sprzedajemy danych podmiotom trzecim w celach marketingowych. Sam numer NIP (bez imienia, e-maila i telefonu) jest w momencie zapytania przekazywany do publicznych systemów w celu odczytu danych rejestrowych: Ministerstwa Finansów (biała lista VAT), Ministerstwa Sprawiedliwości (Open API KRS) oraz Komisji Europejskiej (VIES). Odpowiedź tych systemów nie jest publikowana na stronie. Trafia wyłącznie na skrzynkę biura — w treści maila i w trzech załącznikach PDF.

5. Okres przechowywania

Zapytania, które nie skończą się umową, usuwamy lub anonimizujemy nie później niż po 24 miesiącach od ostatniego kontaktu — łącznie z trzema załącznikami PDF (KRS, biała lista, VIES). Dokumentację księgową przechowujemy przez okresy wynikające z ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia). Skargę można złożyć do Prezesa UODO (uodo.gov.pl). Wniosek: biuro@kwalifikowanaksiegowosc.pl.

7. Dobrowolność i pliki cookies

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, lecz niezbędne do wyceny. Strona używa plików technicznych niezbędnych do działania (sesja, bezpieczeństwo). Tag Google Ads ładuje się ze stanem Consent Mode v2: ciasteczka reklamowe (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization) są zablokowane do momentu zgody w banerze. Przed zgodą Google otrzymuje wyłącznie sygnały bez cookies (modelowanie konwersji). Cookies reklamowe — tylko po kliknięciu „Akceptuję”. Po tej zgodzie, gdy wyślą Państwo formularz wyceny, tag może przekazać do Google zahaszowany e-mail (SHA-256) w celu pomiaru konwersji — bez NIP i bez telefonu. Zgodę cookies można cofnąć, wybierając ponownie „Tylko niezbędne” po wyczyszczeniu danych strony w przeglądarce.